Plinius

Monday, November 17, 2008

PL 57/08: The future of catalogue departements

Filed under: Uncategorized — plinius @ 11:57 am

catalogueRecently, a Dutch colleague asked me about the future of cataloguing departments in Norway.

I am not a cataloguer – and passed the question on to my colleague Unni Knutsen, who is a deep specialist in the field. Below you will find her response, as translated by Google and post-edited by Plinius. The original text is in italics. Sub-titles added.

This is an interesting topic!!

Vanishing departements

There is a clear trend in public libraries that catalog departments disappear and the responsibility of cataloguing is spread to more people and units. In the case of procurement, more and more municipalities collaborate on tenders. Some municipalities include the purchase of catalog data. Physical preparation of the books (plastic, labels) may also be included in the tender announcement. More and more outsource book selection of BS [Norway‘s biggest library supplier]. Those who are BS-plus customers receive big discounts on the purchase of catalog data. .Librarians are not able to tell how much time is used to register books, since this is associated with acquisition, physical preparation, and general collection care …

People are concerned that when the catalog divisions disappear, then overall policy disappears as well. They were often unable to talk about the library as a totality and had developed different practices within the library.

Det er en klar tendens i folkebibliotekene til at katalogavdelingene forsvinner og til at ansvaret for å katalogisere spres på flere (mennesker/enheter). Når det gjelder anskaffelse går nå flere og flere kommuner ut med anbud (gjerne flere sammen). Noen kommuner gjør kjøp av katalogdata til en del av tilbudet, plasting og klargjøring er også med i anbudsutlysningen. Det er flere og flere som outsourcer utvelgelse til BS. De som blir BS+ kunder får store rabatter på kjøp av katalogdata.I bibliotekene klarte de ikke si noe sikkert om hvor mye tid som brukes til registreringsarbeid, dette i praksis arbeidsmessig knyttet sammen med anskaffelse og klargjøring samt generell samlingspleie …

Det var bekymring for at når katalogavdelingen forsvinner forsvinner også all overordnet policy. De klarte ofte ikke å snakke om helheten og hadde utviklet ulik praksis innen biblioteket.

Centralization wanted

It was my impression that library managers in general (especially in large libraries) want a greater centralization of services. Many of the old “catalogue people” were afraid that this work should more or less disappear in their library – and thus knowledge of knowledge organization. It was said that knowledge of the organization of resources is essential in the development of end-user services. Several expressed anxiety that one is cutting off the branch on which one sits in order to rationalize.

Det var mitt inntrykk at biblioteksjefene rundt omkring (særlig i de store enhetene) ønsker sterkere sentralisering av tjenester. Mange av de gamle “katalogpersonene” var engstelige for at dette arbeidet skulle mer eller mindre forsvinne i deres bibliotek og dermed viten om kunnskapsorganisering. Det ble sagt at kunnskap om organisering av ressurser er helt nødvendig ved oppbygging av sluttbrukertjenester. Flere uttrykte engstelse for at man sager av den greinen man sitter på i iveren etter å rasjonalisere.

Lots of reorganization

From the report itself: Of the 18 libraries in the survey, there were four that had independent catalog departments. These were libraries in municipalities with more than 50 000 inhabitants. One of these reported that the catalog division will probably disappear as a separate entity during the current reorganization. At five other libraries, catalog units had been removed through reorganisations in recent years. These were libraries in municipalities with population between 25 000 and 80 000. In some cases, catalog units had been incorporated in other, larger entities. Elsewhere the responsibility was distributed among several departments. Often, purchasing and cataloguing have been combined.

Although there is a separate catalogue department, musical materials are cataloged by a music manager where available. This is because you need to have special knowledge of music in order to capture this material. There was also a tendency for children’s departments to catalog books for children themselves, or at least participating in the work.

The reason was that the children departments in some places have a special arrangement of material (such as categorization) or that they want to check the age coding (often called “be-muing”), or to enter keywords and / or genre in line with users’ terminology. At many libraries, responsibilities were divided between cataloguers, for instance regarding the type of material (local collection, say) or medium (DVDs, audiobooks etc). I also had the impression that cataloging tasks in medium and larger libraries were delegated to individuals and not appeared as a collective responsibility.

About delegation of responsibility to individuals, one of the interviewees that previously the division of tasks was not as clear: “everyone did everything”: “When you start dividing it up and give everybody their particular responsibility, it becomes a little more structured, I feel; and it will be […] a better job because you can track the whole process”

Fra oppgaven:

Av de 18 bibliotekene i undersøkelsen var det fire som var organisert med selvstendig katalogavdeling. Dette var bibliotek i kommuner med mer enn 50 000 innbyggere. Ett av disse rapporterte at katalogavdelingen antagelig vil forsvinne som egen enhet ved den pågående omorganiseringen. Ved fem andre bibliotek hadde katalogavdelingene blitt fjernet ved omorganiseringer de siste årene. Dette er bibliotek med innbyggertall mellom 25 000 og 80 000. I enkelte tilfeller har katalogavdelingene blitt innlemmet i andre, større enheter, andre steder er ansvaret etter omorganiseringen lagt til flere avdelinger. Ofte er innkjøps- og katalogfunksjonen knyttet sammen.

Selv om det finnes en egen katalogavdeling, blir musikkmateriale katalogisert av musikkansvarlige der hvor slike finnes. Dette skyldes at man må ha særskilt kunnskap om musikk for å kunne registrere dette materialet. Det var også en tendens til at barneavdelingeneenten katalogiserte barnebøkene selv, eller i det minste ble trukket inn i registreringsarbeidet. Dette ble begrunnet med at barneavdelingene noen steder har en spesiell organisering av materialet (for eksempel kategorisering) eller at de ønsker å kontrollere alderskodingen (ofte kalt “be-muing”) eller å angi emneord og/eller sjangerangivelse i tråd med brukernes terminologi.

Ved mange av bibliotekene var det for øvrig en klar ansvarsfordeling katalogisatorene i mellom etter type materiale (for eksempel en egen ansvarsperson for lokalsamling) eller medium (DVD-er, lydbøker etc). Jeg fikk også inntrykk av at katalogiseringsoppgavene i de mellomstore og større bibliotekene var delegert til enkeltpersoner og dermed ikke kun framsto som et kollektivt ansvar. Om delegering av ansvar til den enkelte sa en av de intervjuede at det tidligere ikke var så klart hvilke arbeidsoppgaver man hadde, “alle gjorde alt”: “Når du begynner å dele det opp og gir alle hvert sitt ansvarsområde så blir det liksom litt mer struktur på det har jeg følelsen av; og det blir […] en bedre jobb fordi du hele tida kan spore tilbake.

Smaller libraries are different

At the smaller libraries the picture is different. These are not so specialized, and they have also fewer people that can share cataloguing tasks. I did not get any clear idea of what those interviewed thought about the disappearance of cataloguing units. The reorganization was generally referred to as a plain fact, which probably suggests acceptance of this arrangement.

A librarian noted that cataloguing work was previously concentrated on one person in a separate organizational unit. After the reorganization, several shared this task. Interview subjects said that the procedures had become easier and that several now had bibliographic expertise. In her opinion the new system worked better.

There was also some testimonies to the contrary. Scattered remarks indicated that the catalog apparently was not seen as an important area longer. In one case, it appeared that the reorganization was partly based on the downgrading of cataloguing work. Some thought that when they retired, there would be less knowledge of and less focus on the catalog in the library.

At some libraries with a decentralized model, ie that the catalog is spread over several organizational units, it was mentioned that they had no arena where you could discuss technical problems related to the catalog. At several libraries we could not discuss the bibliographic activities at the library as a whole because one or more persons were absent from the meeting. This kind of fragmentation and lack of knowledge of the total product is clearly unfortunate.

Ved de mindre bibliotekene så bildet annerledes ut. Disse er ikke så spesialiserte og man har også færre personer å spre katalogiseringen på. Jeg fikk ikke noe klart inntrykk av hva de intervjuede syntes om at katalogavdelingene forsvinner. Omorganiseringen ble stort sett referert som en ren kjensgjerning, noe som antagelig tyder på at det er aksept for denne ordningen. En bibliotekar bemerket at katalogisering tidligere var konsentrert om én person i en egen organisatorisk enhet. Etter omorganiseringen var arbeidsoppgavene spredt på flere. Intervjuobjektet fortalte at rutinene var blitt enklere og at flere hadde fått bibliografisk kompetanse. Etter vedkommendes mening fungerte den nye ordningen bedre.

Det kom også noen vitnesbyrd om det motsatte. Det falt noen spredte bemerkninger om at katalogisering tydeligvis ikke ble sett på som et viktig felt lengre. I ett tilfelle virket det som om omorganiseringen delvis var begrunnet i at katalogisering skulle nedtones. Enkelte mente at når de gikk av med pensjon ville det bli mindre kunnskap om og mindre fokus på katalogisering i biblioteket.
Ved noen bibliotek hvor man har en desentralisert modell, dvs at katalogisering er spredt over flere organisatoriske enheter, ble det nevnt at man ikke hadde noen arena hvor man kunne diskutere katalogfaglige problemstilinger. Flere steder kunne man ikke redegjøre for hele den bibliografiske virksomheten ved biblioteket fordi en eller flere personer var fraværende på møtet. Denne type fragmentering og manglende kunnskap om totalproduktet er klart uheldig.

Practical routines

Such an organizational structure can, over time, create local practices that will undermine the consistency and quality of the catalog.  Everywhere work was organized so that employees who catalogue also worked regular shifts with the public. This was seen as essential. Through contact with the public one understands what they want and how they search for information. This proveds very useful information for those who catalogue the collection.

There is also some feedback from the counter staff, for instance, when it would be useful to create analytter (entries for component parts) or special topical entrances to the records. In all libraries with profressional librarians cataloging was the librarian’s domain. Where mercantile staff (para-professionals) cataloged, they followed instructions from the librarians. It was usually fiction and easier works that were left to mercantile staff – who also identified copies, removed entries for weeded items, prepared the books for shelving, and other more routine work.

This suggests that libraries with professional staff take for granted that cataloguing is a qualified task  that preferably should be undertaken by librarians.

En slik organisering kan føre til at man over tid utvikler særpraksis som vil gå ut over konsistensen og kvaliteten til katalogen.
Samtlige steder var arbeidet organisert slik at ansatte som katalogiserer også inngår i vaktordningen. Dette ble sett på som helt nødvendig. Gjennom kontakt med publikum forstår man hva de etterspør og hvordan de søker informasjon. Dette gir dermed svært nyttige indirekte tilbakemeldinger til de som registrerer samlingen.

Det gis for øvrig også enkelte tilbakemeldinger fra skrankepersonalet, for eksempel når man ser at det ville være nyttig å lage analytter eller spesielle emneinnganger til postene. Ved alle bibliotekene med fagutdannet bibliotekar var katalogisering bibliotekarenes domene. Der hvor merkantilt personale katalogiserte, ble det gjort etter anvisning fra bibliotekar. Det var gjerne skjønnlitteratur og enklere faglitteratur som ble overlatt til merkantilt personale i tillegg til påføring av eksemplar, kassasjon, klargjøring og annet mer rutinepreget arbeid. Dette tyder på at man i bibliotek med fagutdannet personale mener at katalogisering er et kvalifisert arbeid som fortrinnsvis bør gjøres av bibliotekarer.

Leave a Comment »

No comments yet.

RSS feed for comments on this post. TrackBack URI

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Create a free website or blog at WordPress.com.

%d bloggers like this: